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El auxiliar de administración pertenece a una ciencia social que tiene por objeto de estudio la estructura y funcionamiento de las organizaciones humanas. La administración se encarga de la planificación, organización, dirección y control del talento humano, recursos materiales y recursos financieros para obtener beneficios.
Esta área de conocimiento se encarga de llevar a cabo el análisis organizacional de grupos sociales que persiguen un objetivo concreto y deben actuar siguiendo estándares de eficacia y rendimiento que les permitan alcanzar su máxima productividad.
¡Vamos a ver qué hace un auxiliar de administración!
El auxiliar de administración es una persona formada para brindar asistencia a otros profesionales en el desarrollo de diversas actividades que forman parte del proceso administrativo, con el fin de organizar y disponer de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos institucionales.
Este técnico debe poseer conocimiento y experiencia en normas de calidad, relaciones públicas, protocolo, atención al cliente y proveedores, informática o marketing, entre otros aspectos que le permiten llevar a cabo su trabajo y crecer dentro de la estructura interna de la empresa.
Aunque esta figura no se encuentra en un alto nivel jerárquico dentro del organigrama de la compañía, se debe resaltar que la empresa no funcionaria de forma correcta y eficaz de no ser por el auxiliar de administración. Las innumerables funciones diarias que este profesional lleva a cabo en las organizaciones humanas deben ser consideradas para valorar y apreciar su importancia.
La presencia del auxiliar de administración en una empresa es fundamental. De su labor y correcta ejecución de sus funciones depende el uso adecuado de la información y el buen funcionamiento de los sistemas administrativos.
Para desarrollar cualquier profesión se necesitan ciertas cualidades esenciales. Igual que un líder necesita reunir ciertas características para que el grupo consiga sus objetivos, un auxiliar de administración tiene que conseguir que todo el engranaje administrativo de una empresa funcione.
Para ello, un auxiliar de administración debe de poseer una capacidad de convocatoria, un profundo conocimiento del manual de la empresa y de la organización, una buena disposición al trabajo en equipo y una buena ortografía.
Por otro lado, un auxiliar de administración debe ser un experto en lo que a contabilidad se refiere. También debe gestionar eficazmente su tiempo y estar al día de todos los procesos de la Administración Pública para que la empresa se pueda beneficiar o proteger de ellos.
Así, el auxiliar de administración reúne diferentes características que debes tener en cuenta si te quieres especializar en este ámbito.
El auxiliar de administración realiza un número importante de funciones. Por lo general se encuentra al servicio de un superior dentro de la compañía y sus funciones en una organización incluyen: actualizar, registrar y almacenar información, gestionar agendas, archivar documentos, gestionar el correo electrónico, realizar trámites y atender al público.
Acompáñame a estudiar algunas de sus funciones con más detalle:
Sus tareas en este ámbito encierran todo lo correspondiente al registro de la información como horas de llegada, horas de salida, ausencias y horas trabajadas. También incluye la recepción de las solicitudes y reclamos de los trabajadores, tales como: constancias de trabajo, renuncias, beneficios y permisos especiales.
Cuando se trata de pequeñas compañías donde la cantidad de documentos que se maneja no es grande, el auxiliar de administración suele encargarse de ordenar, clasificar y almacenar los expedientes en el archivo.
Comprende aquellas actividades relacionadas con envío de mensajes por vías digitales, atención telefónica, reproducción fotostática de documentos y gestión de insumos.
En algunas empresas donde se maneja una nómina pequeña de empleados el auxiliar de administración lleva a cabo labores contables, que en líneas generales, consisten en calcular salarios, deducciones de impuestos, costos de proveedores, cotizaciones de seguridad social y elaborar facturas.
Abarca todas las tareas ligadas a la dirección, control y seguimiento del envío y recepción de paquetes. Su misión en este punto es garantizar que todo llegue de forma segura a su destino.
Engloba labores de redacción de cartas, informes y transcripción de textos a partir de un borrador o de voz grabada.
En síntesis, el auxiliar de administración es fundamental en cualquier empresa porque contribuye al buen funcionamiento de los sistemas administrativos y es pieza clave en el logro de los objetivos institucionales.
La capacitación continua es la clave para desarrollar las competencias que se requieren para alcanzar el éxito profesional en este ámbito. Actualmente existen estudios oficiales que permiten ejercer esta profesión.
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Uno de los principales requisitos para ser auxiliar administrativo, además de conocer qué diferencia hay entre un administrativo y un auxiliar administrativo, es contar con los conocimientos necesarios para realizar cada una de las funciones del empleo.
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